Gustaf Fagerberg:

 Rådgivning vedr. nye kopimaskiner:

3 kopimaskiner, 300.000 kopier om året, 1 år tilbage af gl. aftale

Resultat = kr. 231.000,- i besparelse!

Fagerberg havde efter en 5-årig periode, kun 1 år tilbage af deres aftale og ønskede derfor at undersøge alternativer efter aftalens slut tidspunkt. I den forbindelse var man blevet så glad for en specifik feature ( printbakker ) på sin nuværende løsning at det var et ufravigeligt krav til den fremtidig løsning. Man var i dag indehaver af 3 ens multifunktionsmaskiner som var ligeligt fordelt på flere etager.

Der fandtes cirka 10 bruger pr. enhed, hvilket der skulle tages højde for ved valg af løsning. Hertil skulle man også havde en løsning som afviklede printjobs hurtigt for at minimere eventuelle flaskehalse. Endvidere var man opmærksom på de stigende krav til indscanning. 

Den gamle leverandør tilbød i starten af forløbet at man kunne spare kunden for kr. 20.000,- om året. MEN så skulle Fagerberg også underskrive en ny aftale NU. Hvortil kunden naturligt stillede sig selv det spm. ”Hvis omkostningen pludselig kan falde så meget, kan den så falde yderligere ?
Den ansvarlige besluttede derfor, trods 18 års erfaring med indkøb af kopimaskiner, at tage kontakt til Visivo.

Første fase bestod i at brainstorme om fremtidige krav til udstyr og hvilke alternativer der fandtes på markedet. Sammen blev der nedskrevet en kravspecifikation som Fagerberg godkendte.

Med disse i hånden, blev udbudsmaterialet fremsendt til de leverandører som man mente kunne løse opgaven. Det blev sendt til ca. 10 firmaer, hvoraf syv bød på en løsning.

Disse tilbud blev alle vægtet og vurderet. Priserne blev samtidig sammenlignet med Visivo´s prisdatabase hvor alle tilbudte modeller, som Visivo´s kunder har modtaget tilbud på, er registreret. Dermed sikres den mest fordelagtige konkurrencepris. Hertil opstillede Visivo økonomien så den var gennemskuelig og forståelig.

Visivo fremlagde sin uvildige kommentarer med fordele og ulemper ved de forskellige modeller. Efterfølgende var det så op til Fagerberg selv at vælge den endelige leverandør.

Udvælgelsen blev dog præget af at kun en leverandør kunne levere en løsning magen til den kunden havde i forvejen, med de ønskede printbakker.

Som en sikkerhed for endelig godkendelse aftalte man dog at der skulle være en testperiode på 14 dage hvor løsningens funktionalitet blev prøvet.
Herefter bad Visivo den udvalgte leverandør om at sende kontrakten til Fagerberg med kopi til Visivo. 

Her blev det tjekket at alt var som aftalt under hele forløbet og alt det med småt blev gennemlæst af Visivo og kunden. Det vidste sig hurtigt at udskyde forløbet, da paragraferne viste sig af være en jungle at finde rundt i. Hertil var der også markante prisforskelle afhængig af hvilken finansiel partner man spurgte.

Hele processen blev endvidere præget af at den hidtidige leverandør forhalede udlevering af de nødvendige oplysninger.